| 
会前准备：
1、专人协助您的实地考察工作。吃、住、行、游、训、娱。
2、及时准确提供会议室、酒店、交通信息。
3、代订会场所需的音响、灯光、摄影等设备。
4、提供平面立体、AV设计，宣传资料设计。
5、提供可行行方案及报价。
6、确定方案，签订协议，收预付款。
会中服务：
1、 会议准备：会议资料，用品的制作，邀请函等。
2、 会议接待：发放会议资料，签到，VIP客户的特殊照顾服务。
3、 会议室：展台的布置，横幅及主席台的安排，会场设施的调试，饮水等。
4、 培训：据客户的需求制定培训安排，聘请专家授课训练。
5、 会议住宿：房间号的确定，VIP客户的安排，住宿条件的协调。
6、 会议餐饮：用餐时间、菜单的确定，少数民族的餐饮的协调。
7、 娱乐：依据前期预订的标准，协助酒店提供优质的服务。
8、 商务拓展：新颖的体验式培训，由专业的培训部合作提供客户需求的拓展训练模式。
9、 会议交通：依据客户的人数与要求，成本价代订往返的车辆。
10、 增值服务：翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务，解决客户的后顾之忧。
会后总结：
1、 由专人与客户核对费用对帐单，结帐。
2、 制作通讯录等，整理会议资料。
3、 客服部保持与客户的联系，提供最新的咨讯。
会展服务要规范务实
广义上的会展服务，既包括发生在展览现场的租赁、广告、保安、清洁、展品运输、仓储、展位搭建等专业服务，也包括餐饮、旅游、住宿、交通、运输等相关行业的配套服务。会展服务质量的高低，直接影响到组展商与参展商的合作关系。参展商是展览会的主体，主办单位的收益主要来自企业支付的参展费用。因此，主办单位与参展商之间的价值传递是非常重要的。在激烈竞争的市场压力下，随着市场化、国际化的日益扩大，参展商与主办方传统的买卖关系必将难以继续维系。为了组展的顺利进行，主办方往往会尽己所能取得参展商的满意和信任。参展商不再愿意仅仅作为参展费用的支付者，而是希望能够从主办方那里获得更多的服务。
国际标准来规范
首先，主办单位要树立服务观念，按照市场化、商业化、专业化的要求来进行服务运作。国外会展发达的国家都有一套成熟的会展服务运作模式，而我国展览业起步较晚，很多展览会都具有较浓的行政主导色彩，主办单位在客户面前，往往是居高临下的指挥者，而不是服务者。开幕式一结束，展览会就宣告成功，主办单位的人员便无影无踪，在国外这种现象决不会出现，主办单位是以服务客户的形象出现的，特别是客户服务中心可以帮助参展商、采购商解决具体各种问题，包括投诉。只要是参展商、采购商需要的，主办单位就应该想到做到，只有通过优质的服务形成一个固定的客户群，主办单位才能在群雄逐鹿的时代牢牢占据一块自己的地盘。
其次，实现服务流程的规范化、标准化。国内很多展览企业都已经意识到了展览服务流程规范化、标准化的重要意义，如在全国率先获得ISO9000国际质量体认证的深圳高交会展览中心，就已经创立了一套包括展览业务经营、展览工程、展场租赁、会展物业管理等较为完善的会展服务体系。在展览实践中严格按照规范的流程进行运作，为高交会、家具展、中国国际互联网展等大型展览会提供了一流、高效的会展服务。此外，上海、大连、厦门等城市的会展中心也都相应地建立了各具特色的服务运作模式。
制作会展服务手册
在组展过程中，主办单位或展览承办商不可缺少的要为每家参展商提供一本优质的会展服务手册。这本服务手册制作的既要有吸引力，又要通俗易懂，还要标准规范。一方面，不要把手册的读者当作会展界高手，要把他们想象成初入展览大门的新人，把一切可能想到的问题和解决方案都要写进去。另一方面，及时和大会主办方沟通，了解本届展览会服务的新变化。最后，你的会展服务应该具有查询方面的功能，可读性强。这样既完整性又易查性的会展手册，可以节省会展工作人员和参展商的时间，减少摩擦。
会展服务手册主要包括以下几个方面：展览内容方面。包括展览的中英文名称、展览举办城市及场馆的名称；展览日期，包括进场、出场日期；展览承包商名字、地址、电话、传真或其他相关承包商；详述摊位租金付款方式（如果需要提供材料和服务的程序）；相关规定；叙说展览的内容等；订购单方面。包括正式合同信息、摊位承包公司名称和其他指示标志、家具租借、装潢和地毯、运输、安置和拆除劳工、电力、消防、摊位清理等；其他相关服务方面。包括邀请函、配套宣传策划、住宿及行程安排、交通旅游、视听设备、摄影、花艺、盆景租借、呼叫装置、模特儿现场展示或接待等。
服务要务实
会展服务也要体现重实效和"以人为本"的思想。比如，展览会的布局完全以展品大类来划分，方便观众参观；参观者刚踏进展览馆就能得到一份用不同文字编成的会展服务手册或参观指南；展场内还有就餐中心区、休息场所、便捷通道等等。这些都体现着主办方无微不至的服务理念，也充分地体现了会展优质服务的魅力。
最后还需说明的是，会展服务与国际接轨并不是说要把国外会展服务模式全盘生搬硬套地一直进来。我们在学习取经的同时，也应该注重推陈出新，开发具有自身特色的服务模式。所以，一个成功的会展就应该把优质服务放在第一重要的位置。
会议服务标准
整体会议服务：
1、会议整体策划、设计。
2、全程会议操作、跟踪。
3、会后总结、会后整体安排。
服务流程：
会前准备： 1、专人协助您的实地考察工作。吃、住、行、游、购、娱。 2、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。 3、代订会所需的音响、灯光、摄影等设备。
4、提供平面立体、AV设计。
会中服务： 1、提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务。 2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。 3、会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务。
4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。 5、提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务。 会后总结： 1、对参会代表的会后旅游考察工作进行合理安排。 2、协助会议人员处理会后事宜，进行会议期间的工作总结。
我们的服务宗旨："宾客至上 服务第一"。
会前协调会的安排
会议安排的每一个步骤都非常重要，但是一个会议成功与否最后还是决定于执行，务必让每一位工作人员都详细了解他(她)们工作内容与责任。
会议筹办人是会议的灵魂人物，将工作分层负责，如果会议筹办人的指示不够清楚与完整或交办太晚都会成为会议安排的梦属，不管你事前准备多周全。
一、与场地人员协调：你提供的资料一定要完整，并附上最初合约内容以及之前彼此协调的书信、大会节目、座位安排等，这些资料必须要在会前协调会最少四个星期前寄给场地负责人员，在这4个星期中与场地负责人员沟通协调，在双方没有问题盾，将资料内容重新编写，再经双方最后确认无误后，分给场地每位负责员工，这个内容没有一定的范本，但是一定要内容详细完整。会议筹办人不能提供太多或太少资料，3个最基本的方法是：
(一) 以简述方式
(二) 简述方式有两部分，第一部分是先列出大致程序，第二部分再详述大会节目，每一项的日期、时间、房间、座位安排等，表8-1的样本是饭店会议及订房情况。
每项活动都要有简述表和说明以及拆场，BEo意思为banquet eventder(宴会订单)，会议筹办人常用各种不同的术语和简写，这没有一定标准，使用的术语一定要对方能了解。给会议中心的简述表也相同，另外详细指示保全、灯光、公共区域清洁、交通接送站牌等。
有些会议筹办人仅简单提供每一个房间座位安排，依场地时间先后排列再附上一份整个活动的时间表。
(二)提供设备／餐饮确认单
利用设备／餐饮确认单：有些会议筹办人比较喜欢用设备／餐饮确认单(表8-2)作为"会议的圣经"。格式各有不同，有一种格式是散装并按照时间说明每项活动或座位安排，这种格式比较受一般人喜欢，因为比较容易增加或减少，事先设计好表格可减少错误和被省略重要部分。
利用会场格式：不论会议筹办人提供什么形式的资料，会场服务人员会将这些资料详细了解后转成他们常用的格式，分送给会场相关工作人员。有些会议筹办人就利用会场人员的格式，比较不会出错。
餐饮：如果采用设备／餐饮确认单，餐饮订单也包含在每项活动表格。要按一般性指示一步一步正确地做：
1．先将档案拿出来整理，对照同意书或合约以及所有往来信件的注意事项。
2．集中节目资料和大会主席、演讲人的需要。
3．提供一般性指示和同意书的摘要。
4．指示要简单扼要。
5．利用实际场地作为方向指示，讲台及其他设备应放在哪里。
6．以图为主。
7．附上各种平面图。
8．要非常详细。
9．在4个星期前寄给会场负责人员，双方确认。
10．要求他们确认后给一份复印件，再作最后检查。
11．如果有任何修正或增加要立即以电话告知。
12．在会前要和相关人员召开一次协调会。
13．将现场所有资料留下来供下次会议参考。
在台湾，国际会议比较集中在台北市举办，因此会议筹办人通常都是与会场服务人员面对面直接沟通。
(三)视听器材租借单：向视听器材承租商租借时，不要只提供租用项目，最好将会议中有关设备资料都提供，以避免问题产生，例如：在租借单子中可能提到幻灯机和银幕在上午10时会议室A需要，但是实际上是从早上开始可能就被放置在那里，而在整个节目中又显示那个房间在上午7：30分起作为早餐之地；幻灯机可能必须在早餐之前放置或者在休息时间安置。
整个会场座位安排、舞台、讲台、主桌和出人口处所有资料，在设置舞台前要先和视听器材承包商讨论，他(她)们会根据会场提供建议，会场人员也要知道幻灯机和银幕放置在哪些房间和其位置。
视听器材有些包括安排在座位中或者分开的，如果要用外面的视听器材承包商，必须指示非常明确。有些会议筹办人将演讲者需要的设备表格连同场地说明单和平面图一并提供给承包商；有些是准备视听器材流程表，注明哪个房间、哪一天、什么时候需要设备，同样地将视听器材订单和大会手册及一般资料在4个星期前给承包商，如果有为演讲者准备讲员准备室，要了解提供操作人员的费用。
我们能提供的服务项目
1、及时准确提供酒店、大小交通、旅游信息，针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。
2、如果您需要亲临现场考察，我们会有专人协助您的工作。
3、执行双方确认的协议条款，在保证您所需的服务的前提下，保护双方的合法权益。
4、提供会议签到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。
5、会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。
6、参会代表离店前，有专人协助办理离店手续节省大家时间，同时为部分延住、晚离店代表办理相应手续。
7、 协助会务组布置会场和绿化。
8、如果您需要在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动，我们能为您安排最好的节目与演员、乐手，提升现场气氛。
9、免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。
10、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品，我们会提供必要的服务及信息，并协助您采购。
11、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一次难得的旅游活动，我们会为您提供最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆，同时报给您一个合适公道的价格。
12、公关礼仪：
礼仪小姐（现场礼仪接待，派发资料，形象展示）
主持人（男、女均可）
签到笔薄（专业用品）
摄影摄像（专业摄影公司、专业摄影师）
13、物品配送：
酒水食品：如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常生活用品，我方可代购；
办公用品：代办会议期间，会务组所需的办公用品；
笔记本：特殊纪念意义的笔记本，能让客户铭记本次活动与会议主办方；
14、翻译服务： 中英对译口译 中日对译笔译 中韩对译笔译 中俄对译口译
15、汽车租赁：专车免费全天接站；优惠价格提供会议期间用车服务。丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩国现代（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。
现场的沟通
一个成功的会议管理人一定要确定在现场的有效沟通，相反地一个不成功的会议，花费了数月或数年计划，却因为现场协调不好而使会议失色，所谓现场沟通是团队合作的表现。
(一)会前协调会：在前往会议场地前要先和会场及主要承包商人员排定会前协调会，协调会的目的是对会议现场安排整个细节做详细讨论，让大家都清楚在现场所负的责任与彼此的协调。一般会议筹办人与会场主要工作人员协调会，如场地工程、服务、餐饮和保安人员沟通，如果会议有应用视听设备，邀请视听工程人员一起参加，将所有主要承包商都邀请来。
协调会是提供大家再一次检查工作内容以及提供问题讨论，有些可能在文字中写得不够清楚，彼此指派一个人负责沟通，省得七嘴八舌，有关场地部分都向场地承办人沟通，因为场地承办人不一定一直在会场，问他(她)分机号码或呼叫器，并问清楚如果周末或清早或晚上和谁联络。安排在会前与会场及主要承包商举行协调会是非常重要也是必要的。包括会议中心、饭店、交通／旅游公司等，这是在会前最后一次解决问题的机会。
(二)电话、无线对讲机和呼叫器
电话：小型会议可能不需要内部联系系统，只要利用内线电话即可，但是大型会议只靠会场或饭店电话系统可能会延误事情，因此要安装几条专线电话，有些饭店和会议中心专线电话线和设备有限，因此会收取适当的费用。以大部分的情况来说，安排专线电话是经由当地电话系统，至少要在4个星期前申请。大型会议最好自己申请专线电话线和内线系统，电话号码往往很难在大会手册印制前获得，但有时也可向雷话公司说明，他们可以先提供号码，但是不保证到时候安置的号码一定相同，如果会议在会议中心举行，他们有自己内部电话系统，事先要有电话号码就不会那么复杂。
在申请电话时，提供一份场地平面图，这样对安置的人来讲比较方便，还有一种"热线电话"，这种不需要拨号，只能两边沟通，有些主办单位申请这种电话是为了两边快速沟通。
无线对讲机：为了在会场快速与主要工作人员沟通，很多会议筹办人利用对讲机联系。对讲机在同一频道可多人通话，它的优点是可以立即回答或处理紧急事件，这种通讯范围在户外大约一二条街之内。有些对讲机可立即换电池，大部分都是晚上充电，这种通讯系统有执照，因此租金较高，有些会议筹办人发觉它携带不方便，有时在某种情况下收讯不好，钢筋水泥建筑中收讯会被阻挡。无论如何很多会议筹办人还是认为他们有需要，并提供下列指引。
1．与承租商谈妥一旦发生故障，即使在周末假日也要立即修理和更换。
2．多租用几台手机和充电器，以防万一故障还有备用。
3．事先了解会场哪些地方是通讯死角，这些地方采用其他通讯方式。
4．每天晚上不要忘了充电。
5．分派对讲机由哪些主要负责会议的人使用。
6．仅用于紧急事件沟通，而不是用来聊天。
最后两项很重要，目的为了维持系统通畅，当一项讯息在沟通时所有使用者都能知道什么事情。而更新的技术是可以预期的，它将更有效，更有灵活性，更轻巧，例如大哥大已经成为最常用的通讯工具。
呼叫器：呼叫器系统可在当地通讯公司或某些会场租用，每一个呼叫器有一个号码，当打这个号码时，呼叫器会响，接到讯息者再打回去，呼叫器的种类很多。呼叫轻巧，租金价格也比对讲机便宜，可以在较远距离收到讯息。
(三)服务柜台与留言中心：每一个主办单位都了解在大会期间提供一个服务柜台与留言中心是必要的，服务柜台与留言中心可以非常简单也可以很复杂，在这个中心提供基本资料和留言，有一人或两人以上在那里负责，可以是主办单位工作人员也可以雇用当地临时工作人员，提供大会资料以及当地资料，最简单的留言中心是一片3米x 3米公告栏，按字母分团体，与会者留言或接到外来电话，每个留言要注明给哪位与会者，留言中心要有架子或圆筒，这些东西会议中心可提供。这个中心也可以提供航空、租车和旅游服务，较为复杂的是将留言经由幻灯打在会场或电脑上(在国内的会议中心并没有留言架子或圆筒可提供)。
会议接待范围
一、【接待会议类别】：各科研机构、机关、学校，各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班；企业业务洽谈会、订货 会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等。
二、【接待会议人数】： 不限。
三、【会议标准参考】：（按客户的要求可提供各种标准的接待）
（1）会议酒店范围： 二星级酒店（★★）， 三星级酒店（★★★），四星级酒店（★★★★）,五星级酒店（★★★★★）
（2）会议室范围：根据需要可提供5人至1000人的会议室或报告大厅。
（3）会议用餐范围：25元/人/天--180元/人/天，多种标准供选择。
（4）会议用车范围：丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩国现代（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。
（5）会议接站及用车：专车免费全天接站；优惠价格提供会议期间用车服务。
（6）会议票务：免费代订往返程飞机票，代订返程火车卧铺票。
（7）旅游考察安排：提供多条考察线路，优惠价格安排参会代表的会后考察活动。
（8）会议娱乐及活动：协助会议期间的各项娱乐活动，回答客户的咨询并提供实惠选择的建议！
（9）会议礼品：向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等，做好会议礼品的解说与建议工作。
（以上为一般性的会议范围，具体的会议、会展、活动，具体建议，具体策划、具体协商。）
我们将从以下6点为您做详尽的安排：
我们将从以下6点为您做详尽的安排：
我们将从以下6点为您做详尽的安排：
1、会议场地及设备
合适的场地选择,是成功会议关键,我们深感客户需要,专门为客户选取最理想的会议场地。透过我们专业的会议设计,先进完善之设备提供,必定能令所有与会者留下深刻难忘的印象。
2、住宿服务
我公司在全国140多个大中城市拥有完善之酒店合作网络,精选酒店多达1000多家。
妥善及舒适之住宿安排令每一位宾客享受到无微不至的服务。
3、交通工具
周全之交通安排是每一位与会者之基本需要，经过我们完善的策划，令客户享受从容便捷服务。
4、餐饮
丰富美味之餐饮供应，必定令每一位来宾感到满足舒畅。不论早、午、晚餐，我们都能为客户设计一个最佳膳食方案，解决会议中所有餐饮问题 。
5、文娱活动
多姿多彩的文娱活动，定能为客户消困解压。一应俱全的康乐设施，独具特色的旅游线路，定为所有人带来美好时光。
6、专业服务
尽善尽美的专业服务，能令会议更添光彩。从活动策划、会场布置、文书翻译、礼品制作、展台设计、客户联谊、晚宴表演、专业摄像以致领队陪同等，我们都能一一妥善安排。
天勤会展服务流程
天勤会展服务流程
天勤会展服务流程：
会前准备：
1、专人协助您的实地考察工作。吃、住、行、游、训、娱。
2、及时准确提供会议室、酒店、交通信息。
3、代订会场所需的音响、灯光、摄影等设备。
4、提供平面立体、AV设计，宣传资料设计。
5、提供可行行方案及报价。
6、确定方案，签订协议，收预付款。
会中服务：
1、 会议准备：会议资料，用品的制作，邀请函等。
2、 会议接待：发放会议资料，签到，VIP客户的特殊照顾服务。
3、 会议室：展台的布置，横幅及主席台的安排，会场设施的调试，饮水等。
4、 培训：据客户的需求制定培训安排，聘请专家授课训练。
5、 会议住宿：房间号的确定，VIP客户的安排，住宿条件的协调。
6、 会议餐饮：用餐时间、菜单的确定，少数民族的餐饮的协调。
7、 娱乐：依据前期预订的标准，协助酒店提供优质的服务。
8、 商务拓展：新颖的体验式培训，由专业的培训部合作提供客户需求的拓展训练模式。
9、 会议交通：依据客户的人数与要求，成本价代订往返的车辆。
10、 增值服务：翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务，解决客户的后顾之忧。
会后总结：
1、 由专人与客户核对费用对帐单，结帐。
2、 制作通讯录等，整理会议资料。
3、 客服部保持与客户的联系，提供最新的咨讯。
拓展年会方案
拓展年会方案
年会--激扬士气，部署战略，制定目标，奏响新一年度工作的序曲，历来被企业和组织视为一年一度不可缺少的"家庭盛会"。可是"如何不断创新，开好年会，达到更好的效果"却越来越让每一个年会筹办者煞费苦心。总结、表彰、聚餐、娱乐、旅游，以及众多重量级人物的演讲，企业不惜人力、物力、财力，都希望通过一个好的年会来振奋精神，统一认识，锁定目标，但是也往往会事与愿违。
拓展年会
是户外极限拓展培训与室内经典管理课程相结合的年会，与会者既能欢聚一堂，共赴企业论坛互动交流，又能在户外参加有意义的拓展项目，从而达到团结员工，沟通客户，亲密合作，共启人生的目的。我们更拥有丰富经验的讲师给您讲解企业管理、高效沟通、共同发展等经典课程。在您办一个高素质好效果的年会的同时，又能与员工和客户在山海间达到一种回归自然的亲密融和，让你真正体验一次"有意义的年会"。
目标
激励员工士气
营造组织气氛
深化内部沟通
促进战略分享
增进目标认同
学习共同成长
熔炼魔鬼团队
设计方案
方案一：拓展年会
公司进入拓展基地并简单分组后，首先利用半天或一天时间进行公司年会，具体年会组织情况可以由公司自己进行或与拓展公司沟通后由对方主持进行。年会结束后开展户外体验式拓展培训项目，具体项目安排可根据公司团队情况和培训目的设计。晚上由拓展公司策划并主持庆功宴，同时根据团队特点穿插一定的拓展游戏，在轻松愉快的氛围中，放松心情，熔炼团队。或是在简短晚餐后进行室内课培训，主题可以根据公司特点选择高效沟通或卓越领导，同时就某一细节问题有针对性地安排室内拓展游戏项目。
方案二：增效年会
公司在做培训前把年会详细计划发给拓展公司，拓展公司根据年会的不同主题设计不同的项目，在每个发言人发言或发言主题结束后，根据主题穿插特定的培训项目，以达到培训与年会同步的目的，增加年会效果。晚上由拓展公司策划并主持庆功宴，同时根据团队特点穿插一定的拓展游戏，在轻松愉快的氛围中，放松心情，熔炼团队。或是在简短晚餐后进行室内课培训，主题可以根据贵公司特点选择高效沟通或卓越领导，同时就某一细节问题有针对性地安排室内拓展游戏项目。
寻找优化方案
寻找优化方案
地点选择：选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。
◆按类型划分
商务型酒店：这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。
度假型酒店：这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。
◆按地理位置 中心酒店：在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。市郊酒店：对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店是大受欢迎的。
比较价格：在确定数家会议场所以后需要同会议场所的销售部门直接联系，进行一个非常详细的报价咨询，予以比较后从中选择最优方案并做进会议整体计划中，同时需要同1、2个会议场所保持联系以备急需时调整。
策划筹备
策划筹备
无论是什么行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度看问题，都会面临各种问题：
1. 需要做些什么
会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。
2. 由谁筹划会议
从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。
会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。
善于与人共事
善于注意小节
善于解决问题
善于与人协商
能够管理会议财务事宜
熟悉酒店运作
能够安排恰倒好处的菜单
能够熟练操作电脑
能够熟练地与视听服务公司打交道
能妥善接待贵宾和外国客人
熟知各种礼仪
行事果断、执着
会议筹划者的任务：
制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标
制定会议议程
了解可供使用的场所和设施情况
选择或提议合适的场所
检查并比较各项设施
安排交通事宜
协调会务工作人员的活动
招收、培训会务人员和广告人员
制定可行预算或按既定预算安排有关工作
确定各项工作的时间安排
视察选定的场所和设施
与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）
确定印刷公司
安排食品、饮料有关事宜
讨价还价
同会议发言人和各位贵宾进行联系
3. 主要会议类型
销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。
产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。
专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。
4. 会议筹划步骤
确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些：
# 培训 # 通知 # 教育 # 探讨问题 # 做决策
# 引入新事物或介绍新人员
# 激励 # 开发 # 展示 # 促进与改善 # 解决问题
# 讨论如何赢利 # 赢利
5. 在筹划一个会议时，最好向上司、会议主办人或会议主席对会议的目的和要求随时保持沟通，如果意见相符，就可以做下一步的筹划了
预计召开会议的日期；
会议预计召开几天；
打算在什么地方召开会议；
会议形式或程序是什么；
需要多大的场地；
以前开过这样的会议吗？结果如何；
将有多少人到会；
会议预算是多少；
与会者对费用开支很在意吗？
打算选用什么级别的酒店和设施；
打算选用最高级的房间标准是什么；
谁来制作会议邀请函；
会议需要向与会者打印相关资料吗？
会议的发言人有哪些？
会议需要什么样的视听设备；
需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；
与会者可以携带家属吗？
打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？
有谁来承担这些活动的费用。
|
